Основные понятия и условные обозначения

HR-служба, инструкция делопроизводственного отдела

Представим себе, что делопроизводственный отдел HR-службы называется как-нибудь очень витиевато и красиво, например, сектор учета, анализа и обучения кадров департамента управления персоналом. В этом секторе ведением делопроизводства может заниматься масса сотрудников, имеющих абсолютно разный статус и соответственно название, например, HR-менеджер, специалист, старший специалист, ведущий специалист, начальник сектора и т.д. При этом руководствоваться данной инструкцией при ведении кадрового делопроизводства будет каждый из этих работников. А теперь представим, как (о ужас!) может выглядеть описание приема на работу одним из таких сотрудников:

Пример неправильного оформления руководства для кадровика

"Специалист сектора учета и анализа кадров департамента управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента управления персоналом или ведущий специалист сектора учета, анализа и обучения кадров департамента управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента управления персоналом проверяет наличие у потенциального работника документов, необходимых для оформления приема на работу:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Затем специалист сектора учета и анализа кадров департамента управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента управления персоналом готовит проект трудового договора с работником..."

Как правильно составить инструкцию по делопроизводству?

Автор, которому придется сочинять подобное произведение, перещеголяет по объему своего творения Льва Николаевича Толстого. К тому же текст будет ужасно неудобен для восприятия. Поэтому любого работника кадровой службы можно назвать, например, "исполнитель", ибо он в документальной форме реализует согласованные волю и решение работника и работодателя. Человека, чье поступление на работу еще не оформлен, в принципе правомерно считать "соискателем" и т.д.