Инструкции по ведению кадрового дела ОК

Кадровое дело и кадровая документация в организации

Кадровая документация, особенно на крупных предприятиях должна оформляться быстро, почти механически, и размышления какого-либо сотрудника службы по персоналу в процессе работы на тему: "А где же эта папочка? А где же этот конвертик, в который следует положить эту новоиспеченную бумажку?", - в конечном итоге приводят на практике не только к торможению работы, возложенной на конкретного сотрудника, но и смешению всей кадровой документации всего отдела кадров. Ибо документы попадают не в те дела, в которых им следует лежать в данном отделе кадров (ОК), а в те, в которых бы они традиционно лежали, если бы сотрудник отдела продолжал трудиться на старом месте работы.

В результате начальник отдела кадров очень удивляется, обнаружив приказы об увольнении в папке с приказами о приеме на работу (у новичка-то они раньше хранились вместе), а новый HR-менеджер данной организации недоумевает, чему же все-таки его босс не рад. Естественно, после этого работу приходится переделывать заново, так как приказы как минимум оказываются пронумерованы не в том порядке, в каком это необходимо ОК.

Какой должна быть инструкция по делопроизводству?

Грамотно составленная инструкция по ведению кадрового делопроизводства может стать "другом", который поможет избежать подобных казусов. Она ознакомит новичка с нюансами ведения кадрового дела на данном предприятии без дополнительной помощи наставника - опытного кадровика, обучит незнакомого вообще с кадровым документооборотом человека специфике данной работы, поможет разобраться в нестандартной ситуации, тяжелой с точки зрения правового анализа, уже опытному HR-менеджеру.

Для того, чтобы такое руководство стало настольной книгой как старого работника ОК данной организации, так и нового, в нем должен быть прописан не только четкий алгоритм действий при оформлении кадровой документации, но и даны советы при решении проблемных ситуаций, должен присутствовать перечень формируемых дел, должна быть указана нормативно-правовая база, которая необходима для проведения той или иной процедуры при работе с персоналом компании и т.д. Иначе говоря, должна быть создана такая инструкции по кадровому делу, которая будет способствовать решению многих задач кадровой службы.