Кадровое администрирование менеджмент

Кадровое дело, документооборот, HR-делопроизводство

Кадровое дело - это область практических знаний, связанная с вопросами применения норм трудового законодательства и обеспечения охраны труда. Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование при выполнении операций с кадрами предприятия. Кадровый документооборот предусматривает и вопросы разработки документации, ее ведения сотрудниками отдела кадров. Это, в свою очередь, неразрывно связано с управлением персоналом, кадровым учетом, контролем рабочего времени, с движением кадров, с расчетами с персоналом. В законодательстве не существует четкого определения кадрового администрирования и делопроизводства, равно как и HR-менеджмента, что отнюдь не лишает эти понятия реального смысла.

Назначение заработной платы, исходя из требований трудового и налогового законодательства, выплата и перечисление налогов, составляют основные обязанности каждого руководителя. Но они не являются профильными его функциями. На многих предприятиях, эти функции осуществляются в рамках аутсорсинга (внешнее HR-администрирование, расчет заработной платы, отпускных, командировочных) или в рамках передачи второстепенных функций (заполнение трудовых книжек, ведение персональных карточек, работа с должностными инструкциями, приказами и другими документами) другим организациям, оказывающим услуги по данному профилю. А это, в свою очередь, позволяет рационально и эффективно использовать финансовые и трудовые ресурсы и высвободившееся время для разрешения более серьезных и масштабных задач, которые имеют принципиально важное значение для развития организации.

Что такое кадровый менеджмент на предприятии?

Кадровое администрирование, или HR-менеджмент, как сейчас модно говорить, включает в себя такие вопросы:
- прием работников и их оформление на предприятии;
- кадровое управление персоналом организации;
- диагностика системы кадрового администрирования;
- восстановление или разработка кадровой документации;
- консультации работников по правовым вопросам.

Часто в организациях не уделяют должного внимания кадровому администрированию в связи с затратами времени на ведение документации, но не стоит забывать об ответственности по трудовому законодательству за нарушения норм, связанных с ошибками в кадровом учете. А это могут быть как административный штраф, так и судебное разбирательство, что, согласитесь, не совсем приятная перспектива для компании. Если же руководитель не имеет возможности или желания тратить время на решение задач управления персоналом и документооборота, то он может обратиться в специальные компании, которые помогут в ведении кадрового учета и постановке делопроизводства по всем нормам законодательства.

Кадровый документооборот и виды документов

Документооборот - это деятельность на предприятии, благодаря которой осуществляется движение документов с момента создания до направления в архив. Существует три потока документов – входящие, исходящие и внутренние (используются в процессе управления внутри организации). Этапы прохождения документации:
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение;
- регистрация документа;
- рассмотрение руководством;
- передача на исполнение.

Существует и электронная система документооборота и обработки документации. Для этого должна быть создана база данных на сервере организации. Доступ к ней возможен для сотрудников организации по локальной сети или же через Интернет. По желанию доступ может быть ограничен для определенных подразделений (например, для бухгалтерии, секретариата, отдела кадров и высшего руководства), что создается программистами и разработчиками интерфейса. В базе данных хранятся важные документы в специально созданных папках, которые распределяют по иерархии структур подразделения в данной организации.

Основные документы в кадровом делопроизводстве

К основным документам, которые положено иметь в отделе кадров, относятся регламенты трудового процесса и руководства, в каком порядке, собственно, осуществлять это самое делопроизводство. Обычно это следующая документация:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положения о защите персональных данных;
- положение об охране труда на рабочих местах;
- положения по противопожарной безопасности;
- кадровая политика (в произвольной форме);
- инструкция по кадровому делопроизводству;
- руководство для работника кадровой службы.

Прилагающиеся документы должны опираться на кадровую политику организации и влючать следующую номенклатуру:
- штатное расписание (штат сотрудников, название должностей, приказы, записи в трудовых книжках, табельные номера). Для программы 1С, например, очень важно правильное заполнение названий всех должностей и их соответствие документации;
- трудовые договоры (составляются в двух экземплярах – один выдается на руки сотруднику, другой – остается в компании);
- кадровые приказы (наличие трудовых книжек сотрудников, которые хранятся в компании, ведение правильно и четко записей в трудовых книжках);
- личное дело и папки сотрудников (карточки в форме № Т-2. на «полукартонной» бумаге или же с помощью электронных программ, распечатываются на обычной бумаге);
- копии документов сотрудников, такие, как паспорт, номер идентификационного кода ИНН, страховое свидетельство и т.п. помещаются в папки «Файлы» с описью документов каждого дела;
- можно добавить фотографии работников и копии приказов и договоров, но не обязательно;
- учетные книги и журналы (в бумажном виде ведется книга учета движения трудовых книжек, вкладышей; страницы должны быть обязательно пронумерованы, книга прошивается и скрепляется печатью);
- график отпусков (составляется кадровиками и отдается на утверждение руководителю организации);
- кадровые дела («приказы по личному составу», «трудовые договоры», «личные карточки», «личные дела», «нормативные документы», «переписка по кадровым вопросам»);
- номенклатура дел (оформляется отдельно по документам или включена в общую номенклатуру дел данной организации).

Только после всех этих этапов отдел кадров приступает к разработке должностных инструкций и других локальных нормативных актов. Давайте запомним: контроль за исполнением этих документов называется кадровым администрированием, процесс упорядочения документации (например, оформление личных дел согласно номенклатуре) - делопроизводством, а все вместе - кадровым делом. Этим, собственно, и занимаются специалисты по управлению персоналом из службы HR-менеджмента.

• Содержимое раздела на Персоналке:

  • Инструкция по кадровому делопроизводству