Документ для сотрудников кадровой службы

Кадровая документация требует серьезного подхода и внимательного отношения. Помочь в этом кадровику может специальная инструкция по кадровому документообороту и делопроизводству. Такой документ придется время от времени изменять и дополнять, а то и заменять. Изменения и дополнения в документе для кадровиков.

Персоналка
Справочник для работников и работодателей
HR-менеджмент: кадровые документы

Работа кадровика - Кадровая документация - Кадровое делопроизводство, ведение делопроизводства - Кадровые документы

Изменения и дополнения в документе для кадровиков

Документ, регламентирующий кадровое дело на предприятии, может Утратить силу по истечении определенного количества времени. Например, через год. Тогда соответствующий пункт инструкции по делопроизводству будет выглядеть так:

Пример:
1.1. Инструкция по документообороту утрачивает силу через год после ее вступления в силу.

Ее "обесценивание" можно увязать и с введением в действие новых законов или подзаконных нормативно-правовых актов. В таком случае в документе можно написать следующее:

Пример:
1.2. Инструкция по кадровому документообороту утрачивает силу в случае введения в действие законов или подзаконных нормативно-правовых актов, отдельные положения которых будут противоречить данной инструкции.

Кадровику желательно предусмотреть и порядок введения изменений и дополнений в данный документ. Следует указать все те изменения, которые могут сделать текст кадровой инструкции устаревшим. Основаниями могут послужить:
- издание закона или подзаконного нормативного акта, которому положения Инструкции будут противоречить;
- введение новой системы электронного документооборота;
- изменение структуры организации и т.д.

Далее в документе необходимо обозначить:
- круг лиц, которые будут обладать инициативой на предложение директору ввести необходимые изменения в данный локальный нормативно-правовой акт (это может быть юрист, HR-директор, начальник IT-службы и т.д.);
- форму, в которой должно быть сделано это предложение (например, служебная записка);
- процедуру внесения изменений, назвать должностное лицо, которое обязано доработать инструкцию, а также лицо, обязанное контролировать данный процесс.

Разработка основного текста документа и приложений

Как уже было сказано выше, основной текст документа и приложения к нему лучше разрабатывать параллельно друг другу. Наиболее логично разделить основную часть инструкции по кадровому делопроизводству на следующие три части:
- создание номенклатуры дел и внесение изменений в номенклатуру дел;
- основные кадровые процедуры и операции;
- формирование дел и их подготовка к сдаче в архив.

Мы не будем подробно описывать разработку той части инструкции по кадровому документообороту, которая посвящена созданию номенклатуры дел и подготовке дел к сдаче на архивное хранение. Далее остановимся подробнее на описании в инструкции для кадровиков основных процедур кадрового делопроизводства. Соответственно разделы "Номенклатура" и "Архив" можно составить по аналогии.

Изменения и дополнения в документе для кадровиков

Структура инструкции по кадровому делопроизводству. Общая структура инструкции по ведению кадрового делопроизводства в принципе ничем не отличается от структуры любого иного аналогичного документа. ...

Делопроизводство в кадровой службе, бланки контроля. В дополнение к инструкции о кадровом делопроизводстве стоит составить и размножить бланки контроля правильности выполнения процедур (образец бланка ...

Правила описания кадровых процедур в HR-инструкциях. Итак, вы вычленили ряд самостоятельных кадровых процедур, подлежащих описанию в инструкции по кадровому делопроизводству. Предположим, у вас получился ...