Бланки контроля выполненных ОК процедур

Делопроизводство в кадровой службе, бланки контроля

В дополнение к инструкции о кадровом делопроизводстве стоит составить и размножить бланки контроля правильности выполнения процедур (образец бланка ниже). С левой стороны необходимо написать все те операции, которые должен выполнить кадровик при оформлении документации, а с правой - оставить место для подтверждения факта выполнения каждой операции (можно фиксировать дату выполнения или просто ставить галочку). Подобные контрольные бланки, естественно, должны изготавливаться на основании описания той или иной процедуры в инструкции по кадровому делу.

Рассмотрим порядок оформления документов в отделе кадров (ОК) при увольнении работника по собственному желанию.

    Ф.И.О. увольняемого сотрудника
                                   ───────────────────────────────────

┌────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────┐
│ N  │              Выполняемые отделом кадров действия                  │   Отметка о выполнении  │
│п.п.│                     (описание операции)                           │         процедуры       │
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 1. │Проверка правильности составления заявления об увольнении          │                         │
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 2. │Подготовка проекта приказа об увольнении а ОК предприятия          │                         │
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 3. │Подготовленный приказ подписывается у первого лица предприятия     │                         │
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 4. │Ознакомление под роспись работника с подписанным приказом          │                         │
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 5. │Заверение копии приказа об увольнении своей личной подписью и печа-│                         │
│    │тью кадрового подразделения                                        │                         │
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 6. │Копия приказа об увольнении помещается в личное дело работника     │                         │
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│ 7. │Заполнение записки-расчета                                         │                         │
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│    │                         ...                                       │                         │
└────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────┘

Успешное кадровое делопроизводство в службе по персоналу

Таким образом, когда рассказана вся технология по составлению инструкции по ведению делопроизводства в кадровой службе, становится ясным, почему желательно создавать ее в той последовательности, о которой было заявлено в первой статье раздела. Так, термины и определения используются по всему тексту документа, поэтому составление подобного глоссария должно предшествовать основной работе. Процессы описания кадровых процедур и приложений чисто технически невозможно отделить друг от друга. Общие же положения руководства для ОК удобнее всего сформулировать в конце. Ведь нормативно-правовая база, которой мы руководствуемся при написании всей инструкции по кадровому делу, создается путем "глобального объединения" нормативно-правовых баз каждой из описываемых процедур. Удачи вам в создании собственных нормативных корпоративных документов по управлению персоналом!