Организация рабочего времени, тайм-менеджмент и план
Начнем с рабочего времени. Время - величина измеримая, поэтому каждый из нас может определить, сколько минут или часов он отведет на то или иное действие. Рабочий день также имеет некую продолжительность, в течение которой сотрудник должен выполнить определенный объем заданий. Поэтому люди, имеющие представление о тайм-менеджменте, предпочитают работать с ежедневником, формат которого может быть самым разнообразным, от записной книжки или ее компьютерной версии до секретаря, отвечающего за расписание руководителя. Важно учитывать при планировании не только время основных встреч и переговоров, но и такие, казалось бы, мелочи, как перекур (в среднем занимает 10 минут за 1 раз), чаепитие (10 - 15 минут), общение по телефону с ребенком и т.п.
Чем подробнее составлено расписание и в нем прописаны все возможные действия и операции, тем проще его придерживаться. Это позволяет более жестко регламентировать свои временные ресурсы и уважать чужие. Причем, как отмечают психологи, при подобном отношении к четвертому измерению человек чувствует себя более уверенным, организованным и способен значительно эффективнее справляться с поставленными задачами. При этом у него остается дополнительное время, скроенное из лоскутков, оставшихся от запланированных рабочий часов, которое он может тратить как личное.
Пример запланированного и реального рабочего дня
Просмотрев с вечера свой ежедневник, Татьяна предвкушала продуктивный, насыщенный рабочий день завтра. Но кто же мог предположить, что в пословице "Человек предполагает, а бог располагает" заложена такая правда жизни?!
┌────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┐
│ План рабочего времени на 23.09.2013 │ Хронология событий 23.09.2013 │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│9.00-9.30 - Утренняя пятиминутка у директора │9.00-9.45 - Утренняя пятиминутка у директора.│
│ │(Как всегда, много воды) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│9.30-10.15 - Работа с электронными письмами │9.45-10.30 - Работа с электронными письмами.│
│ │(Надоело бороться со СПАМом) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│10.15-10.30 - Технологический перерыв │10.30-10.35 - Технологический перерыв. (Курить│
│ │надо быстро!) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│10.25-10.30 - Подготовка к собеседованию (поиск│10.35-10.50 - Подготовка к собеседованию. (Надо│
│бланков, знакомство с резюме и т.п.) │срочно, пока не подошел кандидат, сделать копии│
│ │бланков-опросников, они всегда заканчиваются в│
│ │самый неподходящий момент) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│10.30-11.00 - Собеседование с кандидатом │10.50-11.45 - Собеседование с кандидатом. (Какая│
│ │же длинная у него биография!) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│11.00-11.15 - Подготовка заключения о кандидате│11.45-11.50 - Подготовка заключения о кандидате.│
│(отчет) │(Не подходит) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│11.15-12.00 - Просмотр вчерашних резюме │11.50-12.20 - Просмотр резюме. (Сколько же людей│
│ │желают у нас работать!) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│12.00-13.00 - Обед │12.20-13.00 - Обед. (Слава богу, в столовой нет│
│ │очереди!) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│13.00-13.15 - Подготовка к следующему собеседо-│13.00-13.05 - Подготовка к следующему собеседова-│
│ванию (бланки, знакомство с резюме и т.п.) │нию, просмотр анкеты │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│13.15-13.30 - Технологический перерыв │13.05-13.20 - Технологический перерыв. (Где еще,│
│ │кроме курилки, можно узнать последние новости│
│ │офиса?!) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│13.30-14.00 - Собеседование с кандидатом │13.20-13.45 - Собеседование с кандидатом. (Слова│
│ │не вытянешь, как он собирается работать│
│ │официантом?) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│14.00-14.15 - Подготовка заключения о кандидате │13.45-13.55 - Заключение о кандидате. (Хотя на│
│ │безрыбье и рак раба, но не такая же!) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│14.15-14.30 - Технологический перерыв │13.55-14.10 - Технологический перерыв. (Надо реже│
│ │курить) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│14.30-16.00 - Обработка документов и составление│14.10-15.30 - Обработка документов и составление│
│плана на следующий день │плана на следующий день │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│ │15.30-16.00 - Подготовка к собранию департамента.│
│ │(Чувствую, затянется наше собрание. Надо просмот-│
│ │реть отчеты за последний месяц по текучести│
│ │персонала и основные положения нашего проекта по│
│ │ее снижению) │
├────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│6.00-18.00 - Собрание департамента по персоналу │16.00-19.00 - Собрание HR-департамента. (Так и │
│ │думала. Опять мы рассуждаем об отвлеченных мате-│
│ │риях. Слава богу, ужин готовить не надо - у мужа│
│ │вечером деловая встреча в ресторане) │
└────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘
Анализируя ежедневник Татьяны, можно отметить точность и скрупулезность в планировании рабочего дня. Сравнивая планы с хронологией событий, можно подчеркнуть умение кадрового специалиста гибко варьировать резервами времени и соблюдение им принципов тайм-менеджмента.
Эффективное планирование времени работы и его защита
Для того, чтобы распоряжаться рабочим временем персонала эффективно, желательно разбить его на два вида: жесткое и гибкое. В рамках жесткого времени обычно проводятся деловые встречи, переговоры, - прием посетителей и т.п. Его фиксированные временные границы (с точным указанием начала и окончания) не имеют права быть нарушенными. Сотрудник в режиме жесткого времени должен быть недоступен для внеплановых посетителей. Оборону в этом случае чаще всего держат секретари, запертые двери и отключенные телефоны. Зона гибкого рабочего времени подвижна и эластична.
|
|