Руководство по делопроизводству в кадрах

Если включить все кадровые процедуры в руководство по ведению кадрового делопроизводства, то получится несколько увесистых томов. Поэтому кадровику необходимо выбрать те из них, которые часто проводятся в организации, и исключить те, которые не востребованы. Кадровые процедуры в руководстве по кадровому делу.

Персоналка
Справочник для работников и работодателей
HR-менеджмент: составление руководства

Управление кадрами - Кадровая документация - Кадровое делопроизводство, ведение делопроизводства - Составление руководства

Кадровые процедуры в руководстве по кадровому делу

Основных кадровых процедур может быть много:
- прием на работу,
- перевод (постоянный, временный),
- совместительство,
- совмещение,
- командировка,
- увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срочного трудового договора, по сокращению штатов, по иным статьям ТК РФ и других нормативно-правовых актов, предусматривающих основания для увольнения),
- наложение дисциплинарного взыскания,
- отпуск и т.д.

Если деятельность ваших сотрудников не связана с командировками, то включать в инструкцию по документообороту подробное описание процесса оформления документов для командировки незачем. Если у вас лояльный работодатель, который предпочитает увольнять за прогул, пьянство или воровство не по статье КЗоТ, а "по собственному желанию", то не обязательно описывать процедуру увольнения за виновные действия в руководстве для кадровиков.

Положение о конфиденциальной информации

Предположим, что на предприятии хранится большое количество конфиденциальной информации, к которой имеет доступ колоссальное количество работников. Соответственно, созданы все предпосылки для увольнения сотрудника за разглашение служебной тайны: существует положение об их защите, работник ознакомлен под роспись с перечнем сведений конфиденциального характера и подписал соответствующий документ, в котором обязуется их не разглашать. В таком случае в руководстве по кадровому делу следует уделить особое внимание увольнению за разглашение служебной или коммерческой тайны.

Другое дело, если всю конфиденциальную информацию знают только директор и его заместитель. Тогда в кадровой инструкции можно обойтись без описания расторжения трудового договора по этому основанию. Таким образом, мы должны исследовать кадровый документооборот предприятия, чтобы понять, какие именно процедуры стоит вписывать в руководство, а какие - нет. Если традиции данной организации вам еще не совсем знакомы (вы работаете недавно), то для проведения диагностики лучше проанализировать документы организации.

Какую процедуру включить, а какую - нет?

Если ведется книга (журнал) увольнений, то обычно в графе примечания пишут причину (юридическую и фактическую) увольнения. Сжатую статистическую информацию можно получить и путем анализа журнала регистрации приказов. Следует посмотреть, имели ли место в последнее время в данной организации командировки сотрудников, случаи совмещения работниками профессий, совместительства и т.д. Статистические сведения удобнее обобщать при помощи таблицы. В данную таблицу не стоит вставлять такие графы, как отпуск или прием на работу, так как эти процедуры проводятся в любой организации. Что касается порядка проведения проигнорированных операций, то в отношении них в тексте руководства можно сделать соответствующие ссылки. Например, в конце подраздела "Увольнения" можно дать пояснение:

6.5. Процедуры увольнения по иным основаниям проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе ТК РФ, законом об АО, инструкцией по ведению трудовых книжек, правилами ведения и хранения трудовых книжек, иными нормативно-правовыми актами.

Не рекомендуется объединять описание процедур, которые имеют общее название, но разительно отличаются между собой по порядку проведения. Так, диаметрально противоположно регулируется увольнение работников по различным статьям ТК РФ и, соответственно, объединять их в единый процесс не следует! Попробуем представить себе, к чему приведет такое объединение. Описание процедуры по всем статьям ТК РФ выглядело бы довольно комично. Вот негативный пример подобного смешения:

6.6. Если исполнитель увольняет работника как непрошедшего испытательный срок, ему следует предупредить его за три дня о предстоящих изменениях в письменной форме, если по сокращению штатов, то за два месяца, по соглашению сторон - направить письмо работнику с предложением расторгнуть договор по этому основанию и в случае его согласия составить соответствующее соглашение.

Кадровые процедуры в руководстве по кадровому делу

Коммерческая тайна, ответственность за разглашение. Если все же превентивные меры по охране секретов фирмы не помогли избежать разглашения коммерческой тайны, у работодателя возникает ...

Курсы кадрового делопроизводства, примеры процессов. Любой кадровый процесс: уход в отпуск, прием на работу, увольнение, учеба на курсах, - включает в себя не ...

Правила описания кадровых процедур в HR-инструкциях. Итак, вы вычленили ряд самостоятельных кадровых процедур, подлежащих описанию в инструкции по кадровому делопроизводству. Предположим, у вас получился ...