Должностные обязанности секретаря офиса

Секретарь и секретариат, работа секретаря в офисе

Чем занимается секретариат и его сотрудники? Как-то так сложилось, что у многих людей сформировалось ошибочное мнение о должности секретарши. У многих при упоминании этой должности возникают мысли, что секретарская работа проста – принеси-подай. Но все гораздо сложнее, функциональных обязанностей у секретарей гораздо больше, чем кажется на первый взгляд, и зачастую секретарь является незаменимым помощником руководителя. Это же относится и к управлению персоналом. В крупных компаниях этим занимается отдел кадров, а в небольших организациях вся кадровая работа ложится, как правило, на плечи секретариата, а еще чаще - на одного сотрудника, секретаршу. А бывает еще и пресс-секретарь - так называют людей, отвечающих за связи компании с прессой, это скорее дипломат и журналист, чем офисный клерк. К слову, долгие году СССР фактически руководили люди, должность которых называлась "генеральный секретарь ЦК КПСС".

К соискателям на должность секретаря, впрочем, как на любую другую должность, выдвигается определенный ряд требований. Прежде всего, это наличие образования и опыта работы. Если опыт работы – вопрос достаточно спорный, и некоторые готовы взять человека, который раньше не работал секретарем, то с образованием сложнее. Выдвигая требования при приеме на работу к образованию соискателя, учитываются, прежде всего, обязанности, которые секретарь будет выполнять. Ведь глупо требовать от соискателя наличие высшего образования, если вся его работа будет сводиться к приготовлению кофе и приему телефонных звонков. И наоборот, если планируется, что секретарь будет правой рукой руководителя, то неплохо было бы, чтобы претендент окончил хотя бы специальные курсы.

Кто может работать секретарём? Что должен уметь секретарь?

Естественно, кроме наличия образования, к секретарю выдвигается еще масса требований. Ведь секретарь-референт – это лицо любого офиса, первый человек, с кем сталкиваются люди, приходящие в организацию. Поэтому приятный внешний вид, опрятность, вежливость – это те качества, которые априори должны присутствовать у человека, планирующего работать секретарем. Возраст кандидатов в секретари граничит в пределах от 18 до 35. Ну, это и понятно, весьма странно будут смотреться на должности секретаря женщина в летах или мужчина в возрасте далеко за 50. Знание компьютера и офисной техники тоже весьма необходимо. Никому не понравится, если секретарь-машинист будет полдня печатать текст на два абзаца, судорожно выискивая буквы на клавиатуре, или заставит руководителя ждать не один час, прежде чем принесет ксерокопии важных документов, которые ему поручили сделать, из-за неумения обращаться с ксероксом. Если организация занимается внешнеэкономической деятельностью или просто имеет зарубежных партнеров, от секретаря потребуют знание одного, а то и нескольких, иностранных языков. И, конечно же, секретарь просто обязан уметь самоорганизоваться и ответственно подходить к порученным ему задачам.

Должностные обязанности работника секретариата

Все функциональные обязанности, права, ответственность секретаря прописываются в должностной инструкции, закрепленной на предприятии. Должность, в принципе, может называться по-разному – секретарь, референт, офис-менеджер, клерк, но суть и функциональные обязанности у них схожи. Чаще всего секретариат отвечает за все делопроизводство на предприятии. Вот тут и всплывает требование об образовании к работнику секретариата – пусть не высшее образование, но хотя бы корочка об окончании курсов секретарей-референтов, где преподают основы делопроизводства, должна присутствовать.

Набор приказов, каких-либо других важных для предприятия документов руководители тоже любят поручать своим помощникам в офисе. Поэтому тут важно уметь работать с офисными программами. Секретарь принимает телефонный звонки, получает важную информацию для руководства, которую важно вовремя донести до лиц, которым она предназначалась. Руководитель вряд ли обрадуется, узнав, что уже как полчаса он должен быть на важной деловой встрече, но из-за забывчивости секретаря он туда не попал. Кроме вышеперечисленного, секретарь принимает документы на подпись руководителю. Это заведено на многих предприятиях и это куда удобнее, чем когда дверь у руководителя не закрывается, потому что каждый приходит с документами на подпись.

В некоторых организациях на секретариат может быть возложена обязанность обеспечивать либо руководителя, либо предприятие в целом, канцелярскими принадлежностями, бумагой, другими расходными материалами. Это практикуется на предприятиях, где нет отдельного человека, занимающегося ведением хозяйственных дел. В дни, когда руководитель компании осуществляет прием посетителей, вся организация этого приема опять же ложится на плечи секретаря. Это далеко не все обязанности, которые могут быть возложены на секретаря руководителем, так что обязанностей может быть гораздо больше.

Права секретаря, его ответственность за выполнение работы

К правам офисного секретаря можно отнести право на обеспечение достойных условий труда, право на конкурентоспособную заработную плату, право знакомиться с распоряжениями, приказами и другими документами предприятия, касающегося его непосредственной деятельности, требовать от руководства содействия в исполнении возложенных на секретаря прав и обязанностей. Так же как и перечень секретарских обязанностей, эти права не являются исчерпывающими. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей секретарь может понести дисциплинарное взыскание.

Как видим, работа секретаря не так проста, как кажется, и секретарша - это далеко не просто смазливая блондинка на высоких каблуках (так называемая "секретутка"), только и способная на то, что приготовить кофе и ответить на телефонный звонок. Человек, претендующий на должность секретаря в солидной компании, должен иметь соответствующее образование, обладать рядом очень важных качеств и набором специальных знаний, без которых ему просто не обойтись. Но, каково бы не было ваше представление об этой работе, помните – «все профессии нужны, все профессии важны!»

• Раздел «Секретарь-референт»:

  • Имидж секретарши, пример роли секретаря