Проблема адаптации персонала, тренинги

Тренинг для решения проблемы адаптации персонала

Тренинг для секретарей проводится в течение одного месяца со дня приема сотрудника на работу. Поскольку число участников не должно быть менее пяти, то предлагаемый вариант занятия возможно проводить только в очень крупных компаниях с большим количеством департаментов и подразделений либо в организациях с высокой текучестью кадров. В противном случае нельзя добиться необходимого количества слушателей. Также совершенно неприемлемо проводить подобное мероприятие реже, например, одного раза в квартал или в полгода, так как теряется адаптационная направленность семинара.

В основе любого тренинга лежит отработка навыков. Тренинг для секретарей не является исключением, хотя основная часть времени отведена ознакомлению со спецификой секретарской работы на конкретном предприятии. Это связано с тем, что в компанию принимаются люди, уже имеющие определенные знания и навыки по профессии. Поэтому перед преподавателями, проводящими тренинг, не стоит задача научить секретаря основам профессионального мастерства. Однако в силу того, что секретарь должен быстро включиться в работу, начать ориентироваться на местности уже с первых дней пребывания в компании, не отвлекать лишний раз персонал отдела от их прямых обязанностей своими вопросами, тренинг содержит разделы, которые направлены на актуализацию уже имеющихся знаний в преломлении к новым условиям и нюансам:
- корпоративный этикет;
- документооборот.

Порядок проведения тренинга для секретариата

В течение первых пяти часов участники тренинга знакомятся с принципами делового общения и нормами этикета, принятыми в секретариате организации. В этом блоке рассматриваются:
- стандарты внешнего вида для секретарей компании:
- строгий деловой костюм,
- минимум украшений,
- макияж,
- прическа,
- культура делового общения - обращение с сотрудниками на "ты" или "вы", по именам или официально, представление по телефону, взаимодействие с посетителями офиса;
- принципы конфиденциальности;
- кодекс поведения:
- подарки коллегам и руководителю (что дарить с учетом предпочтений и пожеланий, в пределах какой суммы),
- празднование торжественных событий и мероприятий.

На изучение документооборота предприятия, особенностей ведения делопроизводства, хранения и передачи информации отводятся три часа, причем один час занимает практикум - секретари учатся правильно оформлять документы в соответствии с требованиями компании. Такое соотношение временных рамок и последовательность изложения материала позволяют акцентировать внимание на основных моментах в профессиональной деятельности секретарей, а именно:
- работе с людьми и
- работе с документами.

Секретарский тренинг проводит сотрудник компании (предпочтительно, секретарь с серьезным опытом работы в организации, обладающий навыками преподавания). В качестве технического оснащения используется видеомагнитофон, телевизор. На занятии проводится анализ видеосюжетов из реальной деятельности секретарей компании или отрывки из фильмов.

На руки участникам тренинга выдается раздаточный материал в виде:
- бланков;
- образцов приказов;
- мини-справочника, где перечислены:
- фамилии, имена и отчества,
- должности и
- телефоны сотрудников, с которыми секретарь наиболее часто контактирует;
- мини-опросника для самоанализа ("Знаете ли Вы, когда день рождения вашего руководителя?", "Во сколько начинается собрание топ-менеджеров департаментов?" и т.п.).