Программа адаптации секретаря компании

Профессиональная адаптация секретарей организаций

Ни одна более или менее крупная организация не может обойтись без такой значимой позиции, как секретарь-референт или помощник руководителя фирмы, в разных компаниях секретарские должности называются по-разному. Иронии в этом нет, поскольку секретарская должность несет в себе цементирующе-координирующие функции в совокупности с имиджевой нагрузкой. Причем, говоря о секретарях организаций, мы подразумеваем все родственные профессии:
- референтов;
- ассистентов;
- помощников руководителей;
- представителей в прессе.

Секретарь, обычно являющийся лицом компании (отдела, подразделения и т.п.), в своих руках держит все информационные потоки организации, начиная со сплетен и заканчивая деловой документацией, фильтрует их, направляет, ведет учет, планирует рабочий день начальника, отвечает на телефонные звонки и т.д. И вот когда такой сотрудник принимает решение оставить должность в связи с увольнением или переводом на другую позицию, в офисе обычно начинается легкая лихорадка: кто теперь будет выполнять весь этот многообразный перечень обязанностей в привычном ритме и стиле? Однако даже если подходящий специалист появится в секретариате организации, в которой не разработана специальная адаптационная программа, нет никакой гарантии того, что он не захочет уволиться в ближайшее время.

Пример неудачи с адаптацией секретарши фирмы

Оксана пребывала в эйфории, когда получила приглашение на работу секретарем в одну из известных московских фирм, занимающейся торговлей бытовой техникой. Первый рабочий день ошеломил девушку. Несмотря на то, что у новой секретарши была предшественница, Оксана оказалась без рабочего места: не было стула и компьютера. Как ей объяснили, это временное явление, а пока она может сидеть за столом отсутствующего сотрудника. Из канцелярских принадлежностей у секретаря оказались две ручки и скотч. Когда непосредственный руководитель попросил Оксану забрать договоры из юридического отдела, девушка спросила, какие именно договоры и где находятся юристы. Ответом послужил выразительный взгляд и рекомендация взять внутренний телефонный справочник и все узнать.

Когда сотрудники отдела в 12.00 потянулись из кабинета на обеденный перерыв, Оксана осталась одна. Лишь 30 минут спустя одна из сослуживиц подошла к девушке и объяснила, что обед четко нормирован с 12.00 до 13.00 и перекусить можно в офисном кафе на втором этаже. Рабочая неделя превратилась для Оксаны в один бесконечный кошмар: вереница новых лиц, имен, должностей, незнакомая оргтехника, которая почему-то стала отказываться работать, недовольство сотрудников отдела ее работой и постоянное напоминание о том, что "Ирина с этим справлялась за две минуты", "у Иринки никогда ничего не терялось", "Ириночка не задавала глупых вопросов".

Однако Оксана не сдалась. Через три недели секретарша знала почти всех необходимых людей, внутренние, домашние, мобильные телефоны сотрудников, лихо справлялась с техникой офиса, оперативно оформляла командировки, счета и т.п., и при этом думала, что за такую работу ей мало платят (хотя первоначально названная заработная плата ее вполне устраивала), и надо искать другое место работы. В описанной ситуации именно внутренние ресурсы девушки позволили ей в итоге профессионально адаптироваться на рабочем месте, однако их затраты на профессиональную адаптацию были слишком велики.

Система профессиональной адаптации персонала к новой работе

Безусловно, психологическое и профессиональное привыкание к новому месту работы, коллективу, обязанностям и требованиям не может быть абсолютно гладким и безболезненным. Предлагаемая далее система адаптации персонала призвана снизить возможные негативные психологические ощущения, которые могут возникнуть у человека от пребывания на новом рабочем месте и в новом коллективе в первые рабочие дни, сократить период этого процесса, скорее стать признанным профессионалом в своем деле.

• Раздел «Секретарь-референт»:

  • Психологическая адаптация к новой работе
  • Примеры случаев из секретарской работы
  • Как скорее адаптироваться к новому месту?
  • Проблема адаптации персонала, тренинги
  • Встречи секретарей общие собрания фирмы