Секретариат, работа пресс-секретаря и референта
Так что же относится к основным задачам и функциям, которые выполняют в процессе своей деятельности работники секретариата? К работе референтов можно отнести обеспечение выполнения своих полномочий руководителем предприятиям, учреждения, организации. Эту задачу можно разбить на конкретные обязанности. Так, по заданию руководителя секретари-референты готовят предложения по взаимодействию руководителя с другими подразделениями предприятия, с другими предприятиями, учреждениями, организациями, физическими лицами и участвуют в непосредственной реализации данного задания. Секретариат занимается планированием и прогнозированием необходимых мероприятий, необходимых для реализации своих функций руководителем предприятия, информационным обеспечением деятельности предприятия (эта функция возлагается на пресс-секретаря, о деятельности которого мы поговорим несколько позже).
Кроме того, офис-секретарь занимается ведением всего делопроизводства на предприятии и отвечает за сохранность документации и конфиденциальной информации, составляющую коммерческую тайну, за своевременную сдачу документов в архивные организации согласно нормам соответственных законов. К функциям секретариата относятся прием и первичная регистрация документации, поступающей на предприятие как непосредственно руководителю, так и для распределения по другим структурным подразделениям, подготовка проектов поручений, приказов, писем руководителя. На секретариате лежит обязанность по подготовке необходимой документации для проведения совещаний руководителем предприятия, своевременном информировании сотрудников о времени и месте проведения такого совещания. По поручения руководителя работники секретариата обеспечивают оперативное взаимодействие руководителя с другими структурными подразделениями, иными организациями или физическими лицами.
Учет и регистрация исходящей корреспонденции предприятия также ведется секретарями-делопроизводителями. При необходимости руководитель поручает секретарям провести сбор и анализ информации, необходимой для его непосредственной деятельности либо для деятельности всего предприятия в целом. В случае каких-либо форс-мажорных ситуация на предприятии, чрезвычайных происшествиях или стихийных бедствиях секретариат обязан вовремя проинформировать руководителя. Функции и обязанности секретаря могут быть расширены и дополнены в каждом конкретном случаем в зависимости от специфики деятельности предприятия, учреждения, организации.
Кто такой и чем занимается пресс-секретарь?
Особо хочется поговорить о деятельности пресс-секретарей. Пресс-секретарь – это человек, отвечающий за связи предприятия со средствами массовой информации, общественностью. Человек, занимающий данную должность или претендующий на эту вакансию, должен обладать многими знаниями и навыками. Так, пресс-секретарь должен быть коммуникабельным, знать деловой этикет, уметь быстро ориентироваться в различных ситуациях, владеть огромным словарным запасом и литературным языком. Так же, как остальные работники секретариата, пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия. К основным задачам пресс-секретаря стоит отнести проведение брифингов, конференций с участием руководства компании. Этот человек должен уметь подготавливать проекты информационных материалов об организации и издавать их, готовить интервью для руководителя, организовывать прямые эфиры с его участием.
Имидж руководителя и предприятия в целом тоже лежит на плечах пресс-секретаря, которые обязан осуществлять деятельность, направленную на улучшение имиджа предприятия. Для этого, например, пресс-секретарь ежедневно занимается мониторингом различных изданий СМИ в поисках информации о деятельности предприятия. Ведь если вовремя обнаружить порочащую предприятия или его руководителя статью, то есть шансы успеть опровергнуть неправдивую информацию. Так же, поскольку мы живем в век информационных технологий и у каждого мало-мальски приличного предприятия есть свой сайт, к задачам пресс-секретаря относится наполнение сайта соответственной информацией о предприятии, своевременное обновление новостей о предстоящих мероприятиях, брифингах и т.п.
Из всего вышеперечисленного, зная работу и обязанности секретарей, можно сделать вывод, что секретариат – то структурное подразделение компании, которое занимается общим администрированием, делопроизводством и документооборотом, элементарными организационно-исполнительными задачами. Эта работа на первый взгляд совершенно не важная, но без нее не обойтись ни одному предприятию, учреждению или организации.
|
Содержимое раздела на Персоналке:
|