Как выпроводить случайного посетителя?

Рабочее время и незапланированные посещения гостей

Чтобы выпроводить случайного визитера, смело демонстрируйте свою занятость. Поскольку посещение гостя не был оговорен заранее, у вас на данное время вполне законно могут быть свои планы. Поэтому продолжайте выполнять работу. Если монолог посетителя абсолютно не затрагивает ваших профессиональных обязанностей или интересов, то включайте так называемый "фильтр", то есть, механизм игнорирования. При этом избегайте смотреть в глаза визитеру: стоит ему ухватить ваш взгляд - вы окажетесь в ловушке его манипуляций; не допускайте междометий "ага", "да-да", фраз "наверное, вы правы" и т.п. Помните: разговор с человеком, который молчит и не реагирует, для большинства людей становится бессмысленным и быстро завершается.

Не бойтесь быть официальными!

Скажите похитителю рабочего времени: "Опишите, пожалуйста, вашу ситуацию в заявлении. Мы его рассмотрим в течение трех дней" или "оставьте ваши проспекты и рекламные материалы. Если информация окажется интересной для нас, мы с вами свяжемся по указанным контактным телефонам". Стиль несколько жесткий? Но в некоторых ситуациях он является наиболее действенным по отношению к ворам времени.

Используйте принцип переадресации

Когда вопрос, с которым к вам обратился неожиданный визитер, не относится к вашей компетенции, надо сразу об этом сказать: "Сожалею, ничем не могу помочь. Эта ситуация касается начисления заработной платы. Этим занимается расчетная часть, кабинет 206". Также важно уметь делегировать некоторые полномочия своим подчиненным. Например, когда решение вопроса посетителя сводится к получению стандартной информации, которую может предоставить рядовой персонал, не стоит тратить свое (более высокооплачиваемое) время на визитера, а надо сразу переадресовать его своему подчиненному.

Информация лишней не бывает

Заглядывающих в первую попавшуюся дверь случайных посетителей было бы значительно меньше, если бы в коридорах учреждений доступно и полно была изложена информация, которая не требует персонального общения с сотрудниками.

"Займитесь лучше своими делами!"

Иногда нежданным посетителям стоит напоминать, что у них самих существуют незавершенные дела и дефицит рабочего времени. Но обычно этот прием срабатывает, если вы хорошо знаете собеседника (чаще всего это коллега или знакомый). "Тебе, вроде, тоже поручили сделать отчет. Я свой уже практически сделал. Ты тоже сегодня его сдашь?".

"Я выбираю звонок другу!"

Помогает прервать затянувшуюся беседу с незапланированным визитером договорной звонок. Если общение с непрошеным гостем занимает больше получаса, ваш коллега может выйти из кабинета и позвонить вам с другого телефона, якобы от лица руководства, которое срочно желает вас видеть. Естественно, разговор тут же завершается. Детская уловка, но срабатывает безотказно.

Секретарша как фильтр для посетителей

В качестве фильтра, с помощью которого отсеиваются случайные посетители, часто выступает секретарь. На подступах к кабинету руководителя секретарша берет оборону на себя, выслушивая многочисленные монологи визитеров. Иногда секретарь бережет время сотрудников, принимая все звонки и решая, какой из них переадресовать, а какой замкнуть на себе.